Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, warum bei der Neuanlage von Akten verhältnismäßig viele Credits verbraucht werden. Das liegt an einem entscheidenden Komfort-Feature, das im Hintergrund für Sie arbeitet: Die automatische Textlesbarmachung (OCR).
Wenn Sie gescannte Dokumente oder Bilder hochladen, analysieren unsere Hochleistungsserver diese Dateien sofort, um sie für Sie volltextdurchsuchbar zu machen. Das ist ein rechenintensiver Prozess, der Credits kostet.
Der Experten-Tipp zum Sparen:
Sie können Ihren Credit-Verbrauch bei der Aktenanlage deutlich senken, indem Sie Dokumente hochladen, die bereits textlesbar sind. Erkennt unser System, dass der Text schon vorhanden ist, entfällt die rechenintensive Analyse. Dadurch werden keine Credits dafür verbraucht die Akte erst bearbeitbar zu machen, sondern nur für die eigentliche Arbeit selbst: Das Bearbeiten!
Doppelter Vorteil: Datenschutz nach § 203 StGB
Die lokale Textlesbarmachung auf Ihrem eigenen PC spart nicht nur Credits, sie ist auch datenschutzrechtlich die sicherste Methode.
Da die Texterkennung bevor dem Upload auf Ihrem eigenen Gerät stattfindet, verlassen die Rohdaten für diesen Rechenschritt nie Ihren Hoheitsbereich. Das ist ideal für Berufsgeheimnisträger (Ärzte, Anwälte, Steuerberater), da keine unsicheren Drittanbieter-Clouds involviert sind.
Mit diesen Programmen arbeiten Sie sicher lokal:
Damit Sie § 203-konform bleiben, müssen Sie Software nutzen, die On-Premise (lokal) arbeitet und keine Daten zur Analyse ins Internet sendet. Wir empfehlen:
ABBYY FineReader PDF & Adobe Acrobat Pro: Die Marktführer. Sie bieten exzellente Ergebnisse und verarbeiten Daten in der Desktop-Version rein lokal (sofern Cloud-Funktionen deaktiviert sind).
PDF-XChange Editor: Eine kostengünstige, schnelle Lösung, die OCR zuverlässig und offline auf Ihrem Rechner durchführt.
NAPS2 (Not Another PDF Scanner 2): Eine hervorragende Open-Source-Lösung. Sie ist kostenlos, transparent und garantiert, dass keine Daten nach außen dringen.
Fazit:
Unsere automatische OCR ist bequem. Wer aber maximale Kontrolle über seine Credits und seine Daten möchte, erledigt diesen Schritt lokal – sicher und kosteneffizient.